Wie verbinde ich mein Gmail-Konto mit GetMyInvoices?

Im Folgenden finden Sie eine Anleitung wie Sie Ihr Gmail-Konto mit GetMyInvoices verknüpfen können.
Sollten Sie die „Bestätigung in zwei Schritten“ nutzen, lesen Sie bitte den letzten Absatz „Bestätigung
in zwei Schritten“ bevor Sie mit der Einrichtung beginnen.

Schritt 1: IMAP aktivieren

  1. Öffnen Sie Gmail auf Ihrem Computer
  2. Klicken Sie rechts oben auf „Einstellungen“ (Zahnrad-Icon)
  3. Klicken Sie auf den Tab Weiterleitung und POP/IMAP
  4. Klicken Sie im Abschnitt „IMAP-Zugriff“ auf IMAP aktivieren
  5. Klicken Sie auf Änderungen speichern

Schritt 2: Zugriff durch weniger sichere Apps aktivieren
Aktivieren Sie die Option „Zugriff durch weniger sichere Apps“.

Schritt 3: GetMyInvoices mit Gmail verbinden.
Loggen Sie sich in Ihr GetMyInvoices Konto ein und navigieren Sie mit der Maus auf Ihren Account Namen.
Öffnen Sie den Menü-Punkt „E-Mail Konten“ und wählen Sie „hinzufügen“ (oben rechts) mit den folgenden Einstellungen:

  1. E-Mail: maxmustermann@nullgmail.com
  2. Benutzername: maxmustermann@nullgmail.com
  3. Passwort: Google Passwort
  4. Server-Name: imap.gmail.com
  5. Verschlüsselung: SSL
  6. Port 993
  7. Authentifizierung: Normal
  8. Nur E-mails neuer als: Startdatum für den Import festlegen

Sie nutzen die „Bestätigung in zwei Schritten“?
Sollten Sie Ihr Gmail-Konto mit der „Bestätigung in zwei Schritten“ (2FA) nutzen, steht Ihnen die Option „Zugriff durch weniger sichere Apps“ nicht zur Verfügung. In diesem Fall müssen Sie die Option „Mit App-Passwörtern anmelden“ auf Ihrem Computer, mit folgenden Einstellungen, aktivieren und statt Ihrem Google-Passwort das neu generierte Passwort für die Einbindung in GetMyInvoices nutzen.

  1. App auswählen: GetMyInvoices
  2. Gerät auswählen: Windows-PC

Bitte beachten Sie, dass das generierte Passwort nicht wieder aufgerufen werden kann.
Sofern Sie das Passwort nicht in die Zwischenablage kopiert haben, müssen Sie einen neuen Eintrag anlegen.

Wie verbinde ich mein Mail-Konto mit GetMyInvoices?

Unter „E-Mail-Konten“ haben Sie die Möglichkeit sowohl ein Google-Mail als auch ein IMAP-Konto zu verbinden. Gehen Sie hierfür im Dashboard auf das grüne Rechteck und wählen Sie anschließend „E-Mail-Konto hinzufügen“.

Wie verbinde ich ein Exchange-Konto mit GetMyInvoices?

GetMyInvoices unterstützt den Import per IMAP . Sie haben die Möglichkeit IMAP bei Ihren Exchange-Server zu aktivieren.

Im Anschluss können Sie Ihr E-Mai-Konto mit GetMyInvoices verbinden.

Wie verbinde ich ein Apple iCloud E-Mail-Konto?

Damit Sie Ihr Apple-E-Mail-Konto mit GetMyInvoices per IMAP verbinden können müssen Sie folgende Schritte ausführen:

  1. Es muss ein Anwendungsspezifisches Passwort bei Apple vergeben werden
  2. Überprüfen Sie Ihre Mail-Einstellungen

Nach erfolgreicher Verknüpfung importiert GetMyInvoices automatisiert Rechnungen aus Ihrem Apple E-Mail-Konto.

Wie funktionieren Importregeln?

Mit Import-Regeln können Sie Dokumente die nicht automatisch von GetMyInvoices erkannt werden, durch eigene Import-Regeln zuordnen lassen. Wir wollen die Felder an Hand eines konkreten Beispiels erklären.

Wenn Sie z.B. die Rechnungen von Ihrem Steuerberater per E-Mail erhalten, können Sie eine eigene Importregel dafür anlegen.

Zunächst vergeben Sie einen freien Namen für eine neue Regel. Manche Lieferanten verschicken Rechnungen nicht als PDF-Anhang, sondern die E-Mail selber ist die Rechnung. In solchen Ausnahmefällen setzen Sie den Haken bei „E-Mail Text ist Rechnung“.

Danach definieren Sie die Regeln. Wenn die Rechnungen also immer von einer E-Mail-Adresse „mein-steuerberater@nulldomain.de“ kommen, dann tragen Sie die E-Mail-Adresse im Feld „Regel-Wert“ ein. Im Feld „Regel-Wert 2“ können Sie zusätzlich noch ein Wort festlegen, welches im Betreff der Emails vorhanden sein muss.

Was passiert mit E-Mails ohne Anhang?

Es gibt Anbieter, bei denen Rechnungs-Mails ohne Anhang versendet werden und der der Inhalt der E-Mail stattdessen als Rechnung dient. In diesen Fällen importiert GetMyInvoices den E-Mail-Inhalt und bietet Ihnen die Möglichkeit die HTML-Datei bei Sync in ein PDF umzuwandeln. Dies ist speziell bei US-Anbietern häufiger der Fall.

Wie oft werden Dokumente aus meinem Postfach abgerufen?

GetMyInvoices überprüft Ihr Postfach stündlich auf neu eingegangene E-Mails. Da sich die zum Import genutzten Regeln täglich aktualisieren und erweitert werden, erfolgt zudem ein Abgleich bereits gescannter und nicht importierte E-Mails.

Was ist das zentrale Postfach?

Jedem GetMyInvoices Account ist eine eindeutige Import-Adresse zugeordnet. Sie können E-Mails, die Rechnungen enthalten, einfach mit Ihrem E-Mail-Programm an Ihr zentrales Postfach weiterleiten und die Dokumente werden automatisch importiert. Ferner können Sie auch Ihre Lieferanten bitten Rechnungen generell an diese zentrale E-Mail-Adresse zu senden, so dass keine Weiterleitung mehr erforderlich ist.

Die Funktionalität steht bei Candis und FastBill Paketen nicht zur Verfügung.