ZurückErweiterte Einstellungen bei Export Schnittstellen
Bei jeder Schnittstelle für den Export der Rechnung bzw. die Übergabe von Rechnungen haben Sie die Möglichkeit, erweiterte Einstellungen zu treffen.
Mit diesen Einstellungen haben Sie die Option, die Übergabe der Belege so zu steuern, wie es für Sie optimal ist.
Aber was Sind überhaupt die erweiterten Einstellungen welchen wir Ihnen anbieten? Und wie können erweiterte Einstellungen für den Export genutzt werden?
Dokumententypen: Sie können sich beim Export der Dokumente auf einen bestimmten Dokumtentypen beziehen d.h. Sie können einstellen, dass Sie nur Dokumente übergeben möchten welcher als Typ „Eingangsrechnungen“ in GetMyInvoices hinterlegt sind. Dann werden nur Ihre Eingangsrechnungen übermittelt. Diese Informationen pflegen Sie direkt an den jeweiligen Firmen& Portalen oder direkt am Dokument.
Bezahlstatus: Auch diese Informationen können im Bereich der Übergabe der Belege genutzt werden. Sie können den Export der Belege z.B. nur für die „Bezahlten-Rechnungen“ steuern, sodass nur Dokumente mit dem Bezahlstatus „bezahlt“ übergeben werden. Auch diese Informationen pflegen Sie direkt an den jeweiligen Firmen- und Portalen oder direkt am Dokument.
Rechnungen mit Tag: Tags sind wie Aufkleber. Sie haben die Möglichkeit, Dokumente mit diesen Tags/Aufklebern zu markieren und können auch darüber den Export der Belege steuern um Dokumente ggf. vom Export auszuschließen oder einzubeziehen zu inkludieren
Erfordert eine Workflow-Freigabe: Rechnungen müssen durch Freigabeprozesse in GetMyInvoices laufen. Nutzen Sie unsere Freigabeprozesse, die „vorgeschaltet“ werden können, bevor das Dokument exportiert wird. Nutzen Sie die Workflows nicht in GetMyInvoices, haben Sie die Möglichkeit die Dokumente manuell zu übergeben.
Muster für Umbenennung: Mit dieser Funktion können Sie alle Ihre Belege in das Zielsystem nach variablen Umbenennungen lassen, sodass alle Dokumente eine gleiche Bennung in Ihrem hinterlegten Exportziel haben. Die Variablen dafür sehen Sie, wenn Sie auf „Plus“ klicken.
Nach Übertragung archivieren: Sie können alle Ihre Rechnungen nach erfolgreicher Übergabe in GetMyInvoices archivieren lassen.
Beispiel:
In unserem Beispiel haben wir folgende Einstellungen getroffen: Es werden alle Dokumente exportiert, welche Eingangsrechnungen sind, die den Bezahlstatus bezahlt haben und einen Tag hinterlegt haben. Zudem arbeiten wir mit einer Umbenennung, sodass alle Dokumente die gleiche Bezeichnung haben. Zudem lassen wir die Belege nach erfolgreicher Übergabe in GetMyInvoices archivieren.
Bitte beachten Sie: Wenn Sie die Einstellungen im Bereich der Sychronisations-Konten hinterlegen, werden auch nur diese Dokumente exportiert, die die von Ihnen erstellen Einstellungen/Informationen haben. Weitere Dokumente werden nicht übergeben, da eventuell nicht alle Einstellungen übereinstimmen.