Was sind Import-Regeln, wie funktionieren sie, und wie richte ich sie ein?
Die Import-Regeln von GetMyInvoices ermöglichen es Ihnen, zu bestimmen, welche Dokumente wie von Ihren verbundenen Online-Konten, Portalen und externen E-Mail-Konten importiert werden. Sie lassen sogar das Importieren von Textblöcken aus E-Mail-Nachrichten zu, und konvertieren diese in Dokumente, die gespeichert, kopiert, geteilt und verwaltet werden können – genau wie jede andere Belegdatei. Stellen Sie sich eine HTML E-Mail vor, die komplett in ein einfacher verwaltbares PDF-Dokument konvertiert wurde!
Um Import-Regeln zu erstellen und konkrete Parameter für den Dokumentenimport festzulegen, befolgen Sie diese Schritte:
Schritt 1. Navigieren Sie auf Ihrer GetMyInvoices Dashboard-Seite auf Ihren Kontonamen oben rechts und klicken in dem Menü auf E-Mail-Konten.
Schritt 2. Klicken Sie oben rechts auf das Zahnrad-Symbol, um mit der Konfiguration der Import-Regeln zu beginnen.
Schritt 3. Klicken Sie unter Import-Regeln auf Import-Regel Hinzufügen.
Schritt 4. Eine Dialogbox zeigt verschiedene Regeleinstellungen an, die Sie individuell anpassen können.
- Regel-Name: Wählen Sie den gewünschten Namen für die Import-Regel aus.
- Aktiv: Standardmäßig angekreuzt – zeigt an, ob eine Import-Regel gültig ist.
- E-Mail-Text ist Rechnung: Kreuzen Sie diese Box an, wenn Sie eine konkrete E-Mail-Nachricht als Rechnungsbeleg behandeln möchten, die dann importiert und in eine herkömmliche Belegdatei konvertiert wird (HTML in PDF).
- Firma/Portal: Wählen Sie das Online-Konto, Portal oder die E-Mail-Adresse aus, von der die Dokumente, die dieser Import-Regel unterstehen, importiert werden sollen.
- Absender enthält: Wenn Sie E-Mail-Nachrichten importieren, geben Sie die E-Mail-Adresse des Absenders oder Schlüsselwörter als Trigger in der Absenderinformation der zu importierenden Dokumente an.
- Betreff enthält: Wenn Sie E-Mail-Nachrichten importieren, geben Sie Schlüsselwörter als Trigger in der Betreffzeile der zu importierenden Dokumente an.
- Anhang Dateityp: Wählen Sie aus, welche Dateiarten unter dieser Import-Regel importiert werden sollen.
- Anhang Dateiname enthält: Geben Sie Schlüsselwörter als Trigger im Dateinamen der zu importierenden Dokumente an.
Schritt 5. Klicken Sie auf Speichern, um die Import-Regeln und Änderungen zu bestätigen.
Import-Regeln erlangen sofort nach der erfolgreichen Erstellung Gültigkeit.