GETMYINVOICES ACADEMY
Tag Management
Das Tag-Management ist ein unglaublich mächtiges Tool in GetMyInvoices. Es ist vollständig
individualisierbar und kann somit für verschiedene Zwecke eingesetzt werden. Dabei spart
Man nicht nur zusätzliche Zeit, sondern schafft eine einzigartige Übersicht über das eigene Rechnungsmanagement.
In diesem Guide bringen wir Ihnen alle wichtigen Informationen zum Tag-Management näher:
1. Was sind Tags?
Tags kann man sich wie Etiketten vorstellen, mit denen Inhalte zusätzliche Informationen erhalten und so besser identifiziert und kategorisiert werden können. Man unterscheidet im Wesentlichen zwischen Standard-Tags und Auto-Tagging.
Ein Beispiel: Es sind 10 Rechnungen in unserem System aufgelistet. Vier davon sind Rechnungen für Bürobedarf, sechs für Elektronik-Zubehör. Mit den Tags hinterlegen wir genau diese Informationen und können so im Nachgang alle Rechnungen für Bürobedarf filtern lassen.
2. Standard-Tags
Standardtags sind Tags, die Sie manuell in Ihren Firmen & Portalen, E-Mail-Postfächern
oder in einzelnen Dokumenten hinterlegen können.
Einen Standard-Tag können Sie auf verschiedene Weise definieren. So können Sie bspw. im „Tag Management“ auf das „+“-Symbol klicken und anschließend Ihre gewünschten Tags definieren. Einfach den Namen des Tags eingeben und durch Klicken oder Drücken der Enter-/Return-Taste bestätigen. Zusätzlich können Sie hier eine passende Text- und Hintergrundfarbe auswählen. Bestätigen Sie Ihre Änderungen mit einem Klick auf „Speichern“.
Mithilfe der integrierten Suchfunktion können Sie im „Tag Management“ definierte Tags jederzeit aufrufen und unter „Aktionen“ bearbeiten und löschen.
2.1 Automatisches Kennzeichnen von Firmen & Portalen
Nachdem Sie Ihre Einstellungen gespeichert haben, können Sie für eine bessere Strukturierung das Tag bspw. in einem Online-Portal unter „Firmen & Portale“ hinterlegen. Das bedeutet, dass neu importierte Rechnungen aus diesem Online-Portal automatisch mit Ihrem Wunsch-Tag versehen werden.
In diesem Beispiel gehen wir unter „Firmen & Portale“ auf das Online-Portal „Deutsche Telekom“, klicken auf „Bearbeiten“ und setzen unter „Standard-Tags“ das Tag „Mobilfunk“. Hier können Sie bereits definierte Tags auswählen oder ganz einfach durch Eingabe neue Tags definieren. Klicken Sie auf „Speichern“ und dann auf „Ja“, um zu bestätigen, dass Sie sowohl alle bereits existierenden importierten Dokumente aus diesem Portal als auch alle zukünftigen Importe kennzeichnen möchten.
2.2 Einfache Organisation importierter Dokumente
Einzelne importierte Dokumente können Sie mit Tags versehen, indem Sie in Ihrem GetMyInvoices-Account auf „Dokumente“ klicken und Sie zu einem beliebigen Dokument navigieren, welches Sie kennzeichnen möchten. Sie können das gewünschte Dokument editieren, indem Sie auf das Notizbuch-Symbol* klicken. (*In der Kachelansicht können Sie Ihre „Tags“ direkt in der Vorschau einpflegen.)
In den sich öffnenden Metadaten des Dokuments finden Sie das Textfeld „Tags“. Hier können Sie nun durch Eingabe Ihre gewünschten Tags setzen. „Speichern“ Sie im Nachgang Ihre Änderungen.
2.3 Rechnungen aus E-Mail-Postfächern kategorisieren
Für eine Kategorisierung von Rechnungen aus dem E-Mail-Postfach, können Sie im Bereich der „E-Mail-Konten“ auf „Ordner“ klicken und „Tags“ für ausgewählte Ordner definieren.
So können Sie bspw. alle importierten Rechnungen aus dem Accounting-Postfach direkt mit dem Tag „Backoffice“ versehen.
Alle gesetzten Tags können Sie direkt mit einem Klick auf das „x“-Symbol neben dem Tag entfernen. Klicken Sie anschließend, wie gewohnt, auf „Speichern“.
3. Auto-Tagging
Das Auto-Tagging erlaubt Ihnen Belege anhand von Suchbegriffen automatisch mit einem Tag Ihrer Wahl zu versehen. Diese Einstellung kann besonders hilfreich sein, wenn z. B. ein bestimmtes Online-Portal verschiedene Besteller oder Lieferadressen umfasst.
Um das Autotagging zu aktivieren, klicken Sie im „Tag Management“ auf „Auto-Tagging Suchbegriffe“. Nachfolgend können Sie auswählen, ob das System Begriffe im Bereich „Dokumente“ oder im Bereich „Banking“ ermitteln soll.
3.1 Verbesserte Übersichtlichkeit Ihrer Dokumente
Wenn Sie auf „Dokumente“ klicken, können Sie einen „Suchbegriff hinzufügen“ und mit einem für Sie passenden Tag versehen. Ein Beispiel ist hier der Suchbegriff „Musterstraße 12a“ und das Tag „Marketing“. Das bedeutet: Sobald ein Beleg den Suchbegriff „Musterstraße 12a“ aufweist, wird dieses mit dem Tag „Marketing“ versehen. Klicken Sie im Anschluss auf „Speichern“.
3.2 Strukturiertes Ausgabenmonitoring im Banking
Wenn Sie auf „Banking“ klicken, können Sie „Tags“ in den entsprechenden Transaktionen definieren. Einfach auf die jeweilige Eingabemaske klicken und den gewünschten Tag eingeben.
Zudem können Sie unter „Einstellungen & Transaktionsregeln“ festlegen, ob die Tags eines Dokuments auch der zugehörigen Banktransaktion zugewiesen werden sollen. Hierzu schieben Sie den Regler unter „Einstellungen“ auf „An“. Ihre Tags können Sie im Anschluss in den „Auswertungen“ (links im Menü) nach Bezahlstatus filtern und analysieren.
Wir wünschen Ihnen viel Spaß mit GetMyInvoices.