Was kann das Workflow-Modul?

Mit dem Workflow-Modul von GetMyInvoices digitalisieren Sie Ihre Freigabe-, Prüf- und Zahlungsprozesse. Die Workflows lassen sich flexibel an die Abläufe Ihres Unternehmens anpassen.

Dokumenten-Freigaben

Im Bereich Dokumenten-Freigaben nutzen Sie vordefinierte Prozesse oder legen im Experten-Modus eigene Workflows an. Sie können mehrere Freigabeschritte definieren, zum Beispiel:

• Sachliche Kontrolle: Prüft die Rechnung auf Richtigkeit und Vollständigkeit, etwa gegen Vertragsbedingungen, erbrachte Leistungen oder bestellte Waren.
• Fachliche Prüfung: Die zuständige Abteilung prüft, ob die Leistung korrekt abgerechnet wurde.
• Buchhalterische Freigabe: Stellt sicher, dass die Rechnung den steuerlichen und buchhalterischen Vorgaben entspricht.
• Freigabe durch die Geschäftsleitung: Die letzte Genehmigung, bevor eine Zahlung erfolgt.

Ein Workflow-Schritt kann außerdem verlangen, dass ein Dokument erst nach der Verknüpfung mit seiner Transaktion weiterverarbeitet wird. So bleibt jeder Zahlungsschritt vom Rechnungseingang bis zur Zahlung nachvollziehbar:

• Ist bereits eine Transaktion verknüpft, erfolgt die Genehmigung automatisch.
• Fehlt eine Transaktion, erscheint statt Genehmigen die Schaltfläche Transaktion verknüpfen.
• Sie wählen die passende Transaktion aus einer Liste und verknüpfen sie mit dem Dokument.
• Danach läuft der Workflow automatisch weiter.

Mehr dazu lesen Sie unter Transaktionen im Workflow verknüpfen .

Prüf- und Zahlungsprozesse

• Automatische Buchungsvorschläge: Basierend auf früheren Zahlungen oder eigenen Regeln erzeugt GetMyInvoices Buchungsvorschläge und reduziert so den Prüfaufwand.
• Zahlungsfreigabe: Sie legen fest, wer im Unternehmen Zahlungen autorisieren darf.
• Integration mit Online-Banking: Verbinden Sie Ihr Online-Banking-Konto, um Rechnungen direkt aus GetMyInvoices zu bezahlen.

Weitere Funktionen

• Erweiterte Filter: Filtern Sie nach Transaktionen und Zahlungsstatus für eine gezieltere Auswertung.
• Anpassbare Ansicht: Passen Sie die Felder im Schnellbearbeitungsmodus der Workflow-Ansicht an.
• Flexible Zahlungsmöglichkeiten: Aktivieren oder deaktivieren Sie Zahlungsoptionen außerhalb von Workflows, siehe Zahlungen nur innerhalb von Freigabe-Workflows erlauben .

Individualisierung

• Eigene Workflows: Im Experten-Modus bauen Sie Workflows, die genau zu Ihren internen Abläufen passen.
• Benachrichtigungen und Erinnerungen: E-Mails und In-App-Benachrichtigungen sorgen dafür, dass keine Freigabe übersehen wird.