Quali sono le funzionalità del modulo Workflow?

Con il modulo Workflow di GetMyInvoices potrà digitalizzare i Suoi processi di approvazione, verifica e pagamento. I flussi di lavoro possono essere adattati in modo flessibile alle procedure della Sua azienda.

Approvazione dei documenti

Nell’area dedicata all’approvazione dei documenti è possibile utilizzare processi predefiniti oppure creare flussi di lavoro personalizzati in modalità esperto. È possibile definire più fasi di approvazione, ad esempio:

• Controllo di contenuto: verifica la correttezza e la completezza della fattura, ad esempio rispetto alle condizioni contrattuali, ai servizi forniti o alle merci ordinate.
• Verifica tecnica: il reparto competente verifica se la prestazione è stata fatturata correttamente.
• Approvazione contabile: garantisce che la fattura sia conforme alle disposizioni fiscali e contabili.
• Approvazione da parte della direzione: l’ultima autorizzazione prima che venga effettuato un pagamento.

Una fase del flusso di lavoro può inoltre richiedere che un documento venga elaborato solo dopo essere stato collegato alla relativa transazione. In questo modo, ogni fase del processo di pagamento, dalla ricezione della fattura al pagamento stesso, rimane tracciabile:

• Se è già presente una transazione associata, l’approvazione avviene automaticamente.
• Se manca una transazione, al posto del pulsante «Approvare» compare il pulsante «Collegare transazione».
• Selezioni la transazione appropriata da un elenco e la colleghi al documento.
• Successivamente, il flusso di lavoro prosegue automaticamente.

Per ulteriori informazioni, consulti la sezione «Collegare le transazioni nel flusso di lavoro ».

Processi di verifica e pagamento

• Proposte di registrazione automatiche: sulla base dei pagamenti precedenti o di regole definite dall’utente, GetMyInvoices genera proposte di registrazione, riducendo così il tempo necessario per la verifica.
• Autorizzazione dei pagamenti: può stabilire chi, all’interno dell’azienda, è autorizzato ad approvare i pagamenti.
• Integrazione con l’online banking: colleghi il Suo conto di online banking per pagare le fatture direttamente da GetMyInvoices.

Altre funzioni

• Filtri avanzati: filtrare in base alle transazioni e allo stato di pagamento per un’analisi più mirata.
• Visualizzazione personalizzabile: personalizzi i campi nella modalità di modifica rapida della visualizzazione del flusso di lavoro.
• Opzioni di pagamento flessibili: può attivare o disattivare le opzioni di pagamento al di fuori dei flussi di lavoro; consulti la sezione «Consentire i pagamenti solo all’interno dei flussi di lavoro di approvazione ».

Personalizzazione

• Flussi di lavoro personalizzati: in modalità esperto è possibile creare flussi di lavoro che si adattino perfettamente ai Suoi processi interni.
• Notifiche e promemoria: le e-mail e le notifiche in-app garantiscono che nessuna approvazione venga trascurata.