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¿Trabaja con varias cuentas de GetMyInvoices, por ejemplo para distintas filiales, sedes o participaciones? Con la Multi-Account Suite gestiona todas estas cuentas de forma centralizada en un único lugar, con un solo inicio de sesión.
¿Qué es la Multi-Account Suite?
La Multi-Account Suite es un panel centralizado que reúne todas sus cuentas de GetMyInvoices. En lugar de iniciar sesión en cada cuenta por separado, ve de un vistazo dónde hay algo pendiente en su grupo de empresas.
- Un solo inicio de sesión para todas las cuentas: inicia sesión una vez y ve los datos de todas las cuentas conectadas.
- Visión de conjunto: documentos, portales, buzones de correo electrónico y cuentas bancarias de todas las cuentas en un mismo lugar.
- Conexiones bajo control: ve de inmediato qué conexión, en qué cuenta, necesita atención.
- Inicio de sesión con un clic: con un solo clic accede directamente a una cuenta concreta, sin tener que volver a iniciar sesión.
- Permisos de acceso por persona: usted decide quién puede acceder directamente a qué cuentas.
¿Para quién? Para cualquier organización con más de una cuenta de GetMyInvoices, por ejemplo grupos empresariales con filiales, redes de sucursales, holdings o estructuras de franquicia.
¿Cómo consigo la Multi-Account Suite?
El paquete Business ya incluye la Multi-Account Suite en su versión básica. Para el resto de clientes, se puede contratar de forma adicional, en distintos niveles según el número de sus cuentas. Encontrará toda la información y los precios en la página de la Multi-Account Suite .
La Multi-Account Suite se contrata mediante una solicitud en esa página. A continuación, nuestro equipo se encarga de la configuración: le presentamos la Suite en una llamada de inicio, conectamos sus cuentas y definimos junto con usted quién recibe qué permisos de acceso.
El panel: todas las cuentas de un vistazo
Tras iniciar sesión, accede al panel. A la izquierda encontrará el menú con los apartados Panel, Cuentas de GetMyInvoices, Documentos, Conexiones y Configuración.
El panel le muestra:
- Estado de las conexiones: cuántas de sus conexiones están actualmente conectadas (verde) y cuántas desconectadas (rojo)
- Indicadores de todas las cuentas: el número de sus cuentas de GetMyInvoices, usuarios, documentos, integraciones, cuentas de correo electrónico y cuentas bancarias
- Número total de documentos en todas las cuentas: cuántos documentos han llegado por mes, desglosados por origen, por ejemplo correo electrónico, aplicación móvil, API o carga manual
Sus cuentas de GetMyInvoices de un vistazo
En Cuentas de GetMyInvoices → Resumen, ve todas las cuentas conectadas a su Multi-Account Suite, con número de cuenta, nombre de cuenta, estado, paquete y fecha de creación. Con la búsqueda y los filtros encontrará rápidamente una cuenta concreta; con Exportar descarga la lista.
¿Icono amarillo de advertencia en la columna “Inicio de sesión”? Todavía no se ha asignado ningún usuario a esta cuenta. Aun así, puede ver los datos de la cuenta. Para poder iniciar sesión directamente en la cuenta mediante el inicio de sesión con un clic, asígnese un usuario - véase Asignar permisos de acceso - o pídaselo a un administrador o administradora.
Vincular una cuenta de GetMyInvoices
Paso 1: Solicitar la vinculación
- Abra Cuentas de GetMyInvoices → Resumen.
- Haga clic arriba a la derecha en Vincular cuenta de GetMyInvoices.
-
Introduzca el ID de cuenta de GetMyInvoices. Siempre empieza por
“G-”, seguido de un número, por ejemplo
G-12345. - Haga clic en Conectar.
Dato útil: encontrará el ID de la cuenta en la cuenta de GetMyInvoices correspondiente, arriba a la derecha, justo debajo del nombre de la cuenta.
Paso 2: Aprobar la solicitud en la cuenta vinculada
La persona que administra la cuenta debe confirmar la vinculación. Solo entonces aparecerá la cuenta en su Multi-Account Suite.
- Esa persona inicia sesión en su cuenta de GetMyInvoices. Arriba a la derecha, en las notificaciones, aparece el aviso de que se ha realizado una solicitud de acceso de la Multi-Account Suite.
- Al hacer clic en el aviso se abre la ventana «Acceso a la cuenta solicitado».
- Con Aprobar solicitud se vincula la cuenta; con Rechazar solicitud se rechaza la vinculación.
Una vez aprobada, la Multi-Account Suite tiene acceso a:
- Documentos financieros: facturas, abonos y reembolsos de gastos
- Datos de transacciones bancarias: visión de las cuentas bancarias vinculadas
- Perfiles de empresa: información sobre las empresas gestionadas
- Portales: portales configurados y su estado actual
- Flujos de trabajo: workflows y su estado
- Cuentas de sincronización: cuentas de sincronización y conexiones vinculadas
Importante: apruebe una solicitud únicamente si sabe quién la ha realizado. En caso de duda, consúltelo internamente antes de aceptar.
Comparar el uso de sus cuentas
En Cuentas de GetMyInvoices → Uso, ve para cada cuenta, en una fila, si hay una suscripción activa, cuántos usuarios, documentos, integraciones, cuentas de correo electrónico y cuentas bancarias tiene, y cuándo se creó. Así detecta rápidamente, por ejemplo, en qué empresa todavía no hay ninguna cuenta bancaria o buzón de correo conectado. Encontrará más análisis en las pestañas Distribución e Historial.
Asignar permisos de acceso
En Cuentas de GetMyInvoices → Usuarios, ve en una lista todos los usuarios de sus cuentas conectadas, con rol, estado de 2FA, estado y la cuenta a la que pertenecen.
En la columna Pertenece al usuario MAS, asigna un usuario de una cuenta a una persona que utiliza la Multi-Account Suite. Para ello, seleccione en el campo correspondiente a la persona adecuada. A partir de entonces, esa persona podrá iniciar sesión directamente en la cuenta mediante el inicio de sesión con un clic, y el icono amarillo de advertencia desaparecerá.
Consejo: con Exportar descarga la lista, práctico para comprobar quién tiene qué permisos en cada empresa. Con Volver a sincronizar incorpora a la lista los usuarios recién creados en las cuentas.
Buscar documentos de todas las cuentas
En Documentos, encontrará los documentos de todas las cuentas conectadas en una lista conjunta, con empresa, número de documento, fecha de documento, origen, fecha de creación y la cuenta a la que pertenece el documento. Con la búsqueda y los filtros acota la lista, por ejemplo a una cuenta o proveedor concreto.
Supervisar las conexiones de todas las cuentas
En Conexiones, mantiene bajo control todas las conexiones de sus cuentas:
- Integraciones: sus portales en línea y cuentas de sincronización
- Cuentas de correo electrónico: los buzones de correo conectados
- Cuentas bancarias: las cuentas bancarias vinculadas
Para cada conexión ve el estado, por ejemplo Conectado, Error o Mantenimiento, y a qué cuenta pertenece. Así detecta de un vistazo dónde una conexión necesita atención. Puede consultar más información sobre el significado de cada estado del portal y cómo solucionarlo en el centro de ayuda de firmas y portales en línea.
Invitar a personas a la Multi-Account Suite
En Configuración → Usuarios MAS, gestiona quién tiene acceso a la Multi-Account Suite.
- Haga clic arriba a la derecha en Nuevo usuario e introduzca los datos de la persona.
- La persona recibe la invitación en su cuenta de GetMyInvoices, arriba a la derecha, a través del icono de sobre.
Todas las personas con acceso a la Suite ven los datos de todas las cuentas conectadas. Para que una persona pueda, además, iniciar sesión directamente en una cuenta, asígnele un usuario - véase Asignar permisos de acceso .
Nuestro consejo: la Suite agrupa los datos de todas sus empresas. Por eso, active la autenticación de dos factores para todas las personas con acceso.
¿Quiere conocer la Multi-Account Suite? Solicítela ahora sin compromiso