Multi-Account Suite: meerdere GetMyInvoices-accounts centraal beheren

Werkt u met meerdere GetMyInvoices-accounts, bijvoorbeeld voor verschillende dochterondernemingen, vestigingen of deelnemingen? Met de Multi-Account Suite beheert u al deze accounts centraal op één plek - met één login.

Wat is de Multi-Account Suite?

De Multi-Account Suite is een centraal dashboard dat al uw GetMyInvoices-accounts samenbrengt. In plaats van afzonderlijk bij elk account in te loggen, ziet u in één oogopslag waar in uw bedrijvengroep iets moet gebeuren.

Eén login voor alle accounts: u logt één keer in en ziet de gegevens van alle gekoppelde accounts.
Volledig overzicht: documenten, portalen, e-mailpostvakken en bankrekeningen van alle accounts op één plek.
Verbindingen in het oog: u ziet direct welke verbinding in welk account aandacht nodig heeft.
One-click-login: met één klik gaat u direct naar een bepaald account, zonder opnieuw in te loggen.
Toegangsrechten per persoon: u bepaalt wie direct kan inloggen in welke accounts.

Voor wie? Voor elke organisatie met meer dan één GetMyInvoices-account, bijvoorbeeld bedrijvengroepen met dochterondernemingen, filiaalnetwerken, holdings of franchisestructuren.

Hoe krijg ik de Multi-Account Suite?

In het Business-pakket is de Multi-Account Suite al in de basisversie inbegrepen. Voor alle andere klanten is de Suite als extra optie te boeken, in verschillende niveaus afhankelijk van het aantal van uw accounts. Alle informatie en prijzen vindt u op de pagina over de Multi-Account Suite .

U boekt de Multi-Account Suite via een aanvraag op deze pagina. Daarna neemt ons team de inrichting voor zijn rekening: we stellen u de Suite voor in een kick-off, koppelen uw accounts en bepalen samen met u wie welke toegangsrechten krijgt.

Het dashboard: alle accounts in één overzicht

Na het inloggen komt u op het dashboard terecht. Links vindt u het menu met de onderdelen Dashboard, GetMyInvoices-accounts, Documenten, Verbindingen en Instellingen.

Het dashboard toont u:

Verbindingsstatus: hoeveel van uw verbindingen momenteel verbonden (groen) en hoeveel verbroken (rood) zijn
Kerncijfers over alle accounts: het aantal van uw GetMyInvoices-accounts, gebruikers, documenten, integraties, e-mailaccounts en bankrekeningen
Totaal aantal documenten in alle accounts: hoeveel documenten er per maand zijn binnengekomen, uitgesplitst naar bron, bijvoorbeeld e-mail, mobiele app, API of handmatige upload

Uw GetMyInvoices-accounts in één overzicht

Onder GetMyInvoices-accounts → Overzicht ziet u alle accounts die met uw Multi-Account Suite zijn verbonden, met accountnummer, accountnaam, status, pakket en aanmaakdatum. Met de zoekfunctie en de filters vindt u snel een bepaald account; met Exporteren downloadt u de lijst.

Geel waarschuwingsicoon in de kolom “Login”? Aan dit account is nog geen gebruiker gekoppeld. U ziet de gegevens van het account toch. Om via one-click-login direct in het account te kunnen inloggen, koppelt u zichzelf aan een gebruiker - zie Toegangsrechten toewijzen - of vraagt u dit aan een beheerder.

Een GetMyInvoices-account koppelen

Stap 1: Koppeling aanvragen

Open GetMyInvoices-accounts → Overzicht.
Klik rechtsboven op GetMyInvoices-account koppelen.
Voer de GetMyInvoices-account-ID van het account in. Deze begint altijd met “G-”, gevolgd door een getal, bijvoorbeeld G-12345.
Klik op Verbinden.

Goed om te weten: de account-ID vindt u in het betreffende GetMyInvoices-account rechtsboven, direct onder de accountnaam.

Stap 2: Aanvraag in het gekoppelde account goedkeuren

De persoon die het account beheert, moet de koppeling bevestigen. Pas dan verschijnt het account in uw Multi-Account Suite.

Die persoon logt in op zijn of haar GetMyInvoices-account. Rechtsboven in de meldingen verschijnt het bericht dat er een toegangsverzoek van de Multi-Account Suite is ingediend.
Door op de melding te klikken, opent het venster “Toegang tot account aangevraagd”.
Met Verzoek goedkeuren wordt het account gekoppeld, met Verzoek afwijzen wordt de koppeling geweigerd.

Na goedkeuring heeft de Multi-Account Suite toegang tot:

Financiële documenten: facturen, creditnota's en onkostenvergoedingen
Banktransactiegegevens: inzicht in de gekoppelde bankrekeningen
Bedrijfsprofielen: informatie over de beheerde bedrijven
Portalen: geconfigureerde portalen en hun actuele status
Workflows: workflows en hun status
Synchronisatieaccounts: gekoppelde synchronisatieaccounts en verbindingen

Belangrijk: keur een verzoek alleen goed als u weet wie het heeft ingediend. Twijfelt u? Vraag dan intern na voordat u akkoord gaat.

Gebruik van uw accounts vergelijken

Onder GetMyInvoices-accounts → Gebruik ziet u voor elk account in een rij of er een abonnement actief is, hoeveel gebruikers, documenten, integraties, e-mailaccounts en bankrekeningen het heeft en wanneer het is aangemaakt. Zo ziet u bijvoorbeeld snel bij welke onderneming nog geen bankrekening of e-mailpostvak is gekoppeld. Meer analyses vindt u onder de tabbladen Verdeling en Geschiedenis.

Toegangsrechten toewijzen

Onder GetMyInvoices-accounts → Gebruikers ziet u alle gebruikers van uw gekoppelde accounts in een lijst - met rol, 2FA-status, status en het account waartoe ze behoren.

In de kolom Hoort bij MAS-gebruiker koppelt u een gebruiker van een account aan een persoon die de Multi-Account Suite gebruikt. Selecteer daarvoor in het keuzeveld de juiste persoon. Daarna kan deze persoon via one-click-login direct inloggen in het account, en verdwijnt het gele waarschuwingsicoon.

Tip: met Exporteren downloadt u de lijst - handig om te controleren wie in welke onderneming welke rechten heeft. Met Opnieuw synchroniseren haalt u nieuw aangemaakte gebruikers uit de accounts naar de lijst.

Documenten van alle accounts doorzoeken

Onder Documenten vindt u de documenten uit alle gekoppelde accounts in één gezamenlijke lijst - met bedrijf, documentnummer, documentdatum, bron, aanmaakdatum en het account waartoe het document behoort. Met de zoekfunctie en de filters beperkt u de lijst, bijvoorbeeld tot een bepaald account of leverancier.

Verbindingen van alle accounts bewaken

Onder Verbindingen houdt u alle verbindingen van uw accounts in de gaten:

Integraties: uw online portalen en synchronisatieaccounts
E-mailaccounts: de gekoppelde e-mailpostvakken
Bankrekeningen: de gekoppelde bankrekeningen

Voor elke verbinding ziet u de status, bijvoorbeeld Verbonden, Fout of Onderhoud, en bij welk account deze hoort. Zo ziet u in één oogopslag waar een verbinding aandacht nodig heeft. Wat de afzonderlijke statussen betekenen en hoe u ze oplost, leest u onder Statusmeldingen van de portalen .

Personen uitnodigen voor de Multi-Account Suite

Onder Instellingen → MAS-gebruikers beheert u wie toegang heeft tot de Multi-Account Suite.

Klik rechtsboven op Nieuwe gebruiker en voer de gegevens van de persoon in.
De persoon ontvangt de uitnodiging in zijn of haar GetMyInvoices-account rechtsboven via het envelopicoon.

Alle personen met toegang tot de Suite zien de gegevens van alle gekoppelde accounts. Om een persoon ook direct in een account te laten inloggen, koppelt u hem of haar aan een gebruiker - zie Toegangsrechten toewijzen .

Onze tip: de Suite bundelt de gegevens van al uw ondernemingen. Schakel daarom voor alle personen met toegang de tweefactorauthenticatie in.

Wilt u kennismaken met de Multi-Account Suite? Vraag nu vrijblijvend aan