Multi-Account Suite: gestire centralmente più account GetMyInvoices

Lavora con più account GetMyInvoices, ad esempio per diverse filiali, sedi o partecipazioni? Con la Multi-Account Suite gestisce tutti questi account centralmente in un unico posto, con un solo accesso.

Che cos'è la Multi-Account Suite?

La Multi-Account Suite è una dashboard centrale che riunisce tutti i Suoi account GetMyInvoices. Invece di accedere separatamente a ogni account, vede a colpo d'occhio dove nel Suo gruppo aziendale occorre intervenire.

Un solo accesso per tutti gli account: si autentica una sola volta e vede i dati di tutti gli account collegati.
Visione d'insieme completa: documenti, portali, caselle e-mail e conti bancari di tutti gli account in un unico posto.
Connessioni sotto controllo: vede subito quale connessione, in quale account, richiede attenzione.
Accesso con un clic: con un solo clic passa direttamente a un account specifico, senza doversi autenticare di nuovo.
Diritti di accesso per persona: stabilisce Lei chi può accedere direttamente a quali account.

Per chi è pensata? Per qualsiasi organizzazione con più di un account GetMyInvoices, ad esempio gruppi aziendali con filiali, reti di punti vendita, holding o strutture in franchising.

Come posso ottenere la Multi-Account Suite?

Nel pacchetto Business la Multi-Account Suite è già inclusa nella versione base. Per tutti gli altri clienti è disponibile come opzione aggiuntiva, in diversi livelli a seconda del numero dei Suoi account. Tutte le informazioni e i prezzi sono disponibili sulla pagina della Multi-Account Suite .

La Multi-Account Suite si prenota tramite una richiesta su questa pagina. In seguito, il nostro team si occupa della configurazione: Le presentiamo la Suite in una call di avvio, colleghiamo i Suoi account e stabiliamo insieme a Lei chi riceve quali diritti di accesso.

La dashboard: tutti gli account in un colpo d'occhio

Dopo l'accesso, arriva alla dashboard. Sulla sinistra trova il menu con le sezioni Dashboard, Account GetMyInvoices, Documenti, Connessioni e Impostazioni.

La dashboard Le mostra:

Stato delle connessioni: quante delle Sue connessioni sono attualmente connesse (verde) e quante disconnesse (rosso)
Indicatori su tutti gli account: il numero dei Suoi account GetMyInvoices, utenti, documenti, integrazioni, account e-mail e conti bancari
Numero totale di documenti in tutti gli account: quanti documenti sono arrivati al mese, suddivisi per origine, ad esempio e-mail, app mobile, API o caricamento manuale

I Suoi account GetMyInvoices in un colpo d'occhio

In Account GetMyInvoices → Panoramica vede tutti gli account collegati alla Sua Multi-Account Suite, con numero account, nome account, stato, pacchetto e data di creazione. Con la ricerca e i filtri trova rapidamente un account specifico; con Esporta scarica l'elenco.

Icona di avviso gialla nella colonna “Accesso”? A questo account non è ancora stato assegnato alcun utente. I dati dell'account sono comunque visibili. Per poter accedere direttamente all'account tramite l'accesso con un clic, si assegni un utente - veda Assegnare i diritti di accesso - oppure lo chieda a un amministratore o un'amministratrice.

Collegare un account GetMyInvoices

Fase 1: richiedere il collegamento

Apra Account GetMyInvoices → Panoramica.
Clicchi in alto a destra su Collega account GetMyInvoices.
Inserisca l’ID account GetMyInvoices. Inizia sempre con “G-”, seguito da un numero, ad esempio G-12345.
Clicchi su Connetti.

Buono a sapersi: trova l'ID dell'account nel rispettivo account GetMyInvoices, in alto a destra, direttamente sotto il nome dell'account.

Fase 2: approvare la richiesta nell'account collegato

La persona che gestisce l'account deve confermare il collegamento. Solo allora l'account comparirà nella Sua Multi-Account Suite.

Questa persona accede al proprio account GetMyInvoices. In alto a destra, tra le notifiche, compare il messaggio che segnala una richiesta di accesso da parte della Multi-Account Suite.
Facendo clic sul messaggio si apre la finestra «Accesso all'account richiesto».
Con Approva richiesta l'account viene collegato, con Rifiuta richiesta il collegamento viene respinto.

Una volta approvato, la Multi-Account Suite ha accesso a:

Documenti finanziari: fatture, note di credito e rimborsi spese
Dati delle transazioni bancarie: visione sui conti bancari collegati
Profili aziendali: informazioni sulle aziende gestite
Portali: portali configurati e il loro stato attuale
Workflow: i workflow e il loro stato
Account di sincronizzazione: account di sincronizzazione e connessioni collegati

Importante: approvi una richiesta solo se sa chi l'ha inviata. In caso di dubbio, verifichi internamente prima di accettare.

Confrontare l'utilizzo dei Suoi account

In Account GetMyInvoices → Utilizzo vede, per ogni account su una riga, se un abbonamento è attivo, quanti utenti, documenti, integrazioni, account e-mail e conti bancari ha e quando è stato creato. Così individua rapidamente, ad esempio, in quale azienda non è ancora collegato alcun conto bancario o casella e-mail. Troverà ulteriori analisi nelle schede Distribuzione e Cronologia.

Assegnare i diritti di accesso

In Account GetMyInvoices → Utenti vede in un elenco tutti gli utenti dei Suoi account collegati, con ruolo, stato 2FA, stato e l'account a cui appartengono.

Nella colonna Appartiene all'utente MAS assegna un utente di un account a una persona che utilizza la Multi-Account Suite. A tale scopo selezioni nel campo di selezione la persona corrispondente. Da quel momento questa persona potrà accedere direttamente all'account tramite l'accesso con un clic, e l'icona di avviso gialla scomparirà.

Suggerimento: con Esporta scarica l'elenco - utile per verificare chi ha quali diritti in quale azienda. Con Risincronizza recupera nell'elenco gli utenti appena creati negli account.

Cercare documenti in tutti gli account

In Documenti trova i documenti di tutti gli account collegati in un unico elenco condiviso - con azienda, numero documento, data documento, origine, data di creazione e l'account a cui appartiene il documento. Con la ricerca e i filtri restringe l'elenco, ad esempio a un account o un fornitore specifico.

Monitorare le connessioni di tutti gli account

In Connessioni tiene sotto controllo tutte le connessioni dei Suoi account:

Integrazioni: i Suoi portali online e account di sincronizzazione
Account e-mail: le caselle e-mail collegate
Conti bancari: i conti bancari collegati

Per ogni connessione vede lo stato, ad esempio Connesso, Errore o Manutenzione, e a quale account appartiene. Così individua a colpo d'occhio dove una connessione richiede attenzione. Il significato dei singoli stati e come risolverli sono spiegati in Messaggi di stato dei portali .

Invitare persone alla Multi-Account Suite

In Impostazioni → Utenti MAS gestisce chi ha accesso alla Multi-Account Suite.

Clicchi in alto a destra su Nuovo utente e inserisca i dati della persona.
La persona riceve l'invito nel proprio account GetMyInvoices, in alto a destra, tramite l’icona della busta.

Tutte le persone con accesso alla Suite vedono i dati di tutti gli account collegati. Per consentire a una persona di accedere anche direttamente a un account, Le assegni un utente - veda Assegnare i diritti di accesso .

Il nostro consiglio: la Suite raccoglie i dati di tutte le Sue aziende. Attivi quindi l'autenticazione a due fattori per tutte le persone con accesso.

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