Vérifier et valider les factures avec le Fraud Risk Assistant

Le Fraud Risk Assistant vérifie vos factures entrantes à la recherche d'anomalies pouvant indiquer une fraude à la facturation - par exemple un IBAN modifié, un fournisseur inconnu ou une facture soumise deux fois. Vous voyez les résultats directement dans votre workflow de validation, avant de valider une facture.

Cet article vous explique comment activer le Fraud Risk Assistant et l'utiliser au quotidien. Pour savoir précisément ce que fait le Fraud Risk Assistant, consultez notre page produit Fraud Risk Assistant .

Important : Le Fraud Risk Assistant est un système d'alerte. Il ne bloque aucun paiement et ne prend aucune décision à votre place. Il vous signale des anomalies afin que vous puissiez les vérifier de façon ciblée - la décision de validation vous revient toujours.

Condition préalable

Le Fraud Risk Assistant fait partie du module complémentaire Workflows Pro. Il vous faut donc :

le module complémentaire Workflows Pro activé. Vous l'activez directement dans votre espace client, sous « Facturation », et
le module Workflows avec au moins un processus de validation configuré (voir Comment créer une opération d'approbation ? ).

Étape 1 Activer Workflows Pro

Cliquez sur votre profil en haut à droite.
Sélectionnez « Facturation » dans le menu déroulant.
Sur la page de facturation, faites défiler jusqu'à la section Module complémentaire : Workflows Pro.
Cliquez sur Activer Workflows Pro.

À partir de maintenant, le Fraud Risk Assistant vérifie automatiquement vos factures en arrière-plan. Vous n'avez rien d'autre à configurer.

Étape 2 Ouvrir une facture dans le workflow

Dans le menu de gauche, cliquez sur Workflows, puis sur Validations.
Vous voyez toutes les factures en attente de votre validation. Ouvrez une facture.

Étape 3 Consulter le score de risque

En haut à droite, à côté de la facture, vous voyez la zone Fraud Risk Assistant :

Une icône de bouclier indique en un coup d'œil si des anomalies ont été détectées.
En dessous figure le score de risque en pourcentage. Plus la valeur est élevée, plus le Fraud Risk Assistant a trouvé d'indices de risque.

Selon le résultat, la zone affiche l'un de ces trois états :

Risque élevé (bouclier rouge avec un X) : Des anomalies manifestes ont été détectées. Vérifiez impérativement les détails avant de valider.
Vérification en cours (bouclier jaune avec des flèches) : L'analyse est encore en cours. Le résultat apparaîtra sous peu.
Risque faible (bouclier vert avec une coche) : Peu d'anomalies ont été détectées. Utilisez Afficher les détails pour voir malgré tout ce qui a été vérifié.

Étape 4 Vérifier les détails

Sous le score de risque, cliquez sur Afficher les détails.
Une liste de toutes les anomalies s'ouvre à droite, chacune avec une brève explication. Exemples :
- L'IBAN provient d'un pays différent de celui du fournisseur.
- Le taux de TVA est obsolète ou ne correspond pas au pays.
- Le code postal ne correspond pas à la ville.
- La facture n'est ni adressée à votre entreprise, ni émise par elle.
- La facture contient des mentions telles que « exemple » ou des textes provisoires.
Vérifiez ces points sur la facture.
Fermez les détails avec le X en haut à droite.

Bon à savoir : En bas des détails, vous pouvez indiquer avec pouce levé ou pouce baissé si l'indice vous a été utile. Vos retours nous aident à améliorer la détection. Si vous ne souhaitez laisser aucun commentaire, fermez simplement la fenêtre de retour.

Étape 5 Valider ou refuser la facture

Si la facture est correcte

Cliquez sur Valider.
Si le Fraud Risk Assistant a détecté des anomalies, GetMyInvoices vous demande une nouvelle fois : « Notre système a détecté une fraude potentielle. Voulez-vous tout de même continuer ? »
Vous avez alors trois possibilités :
- Afficher les détails : Revoir les anomalies.
- Non : Annuler, la facture n'est pas validée.
- Oui : Valider malgré tout la facture.
Avant de cliquer sur Oui, cochez Ne plus m'avertir pour ce document si vous avez vérifié la facture et êtes sûr de vous. L'avertissement n'apparaîtra alors plus dans les étapes de validation suivantes pour cette facture - par exemple pas une seconde fois pour la deuxième personne qui valide.

Si la facture vous semble suspecte : Cliquez sur Refuser.

Le score de risque et les détails restent enregistrés avec la facture. Vous pouvez les consulter à tout moment, même après la validation. Vous disposez ainsi d'une documentation traçable des indices relevés, utile pour votre contrôle interne ou un audit.