Verificare e approvare le fatture con il Fraud Risk Assistant

Il Fraud Risk Assistant verifica le fatture in entrata alla ricerca di anomalie che potrebbero indicare una frode fatturistica – ad esempio, coordinate bancarie modificate, un fornitore sconosciuto o una fattura inviata due volte. Potrà visualizzare i risultati direttamente nel Suo flusso di lavoro di approvazione, prima di approvare una fattura.

In questo articolo scoprirà come attivare il Fraud Risk Assistant e utilizzarlo nella pratica quotidiana. Per conoscere nel dettaglio le funzionalità del Fraud Risk Assistant, consulti la nostra pagina dedicata al prodotto .

Importante: il Fraud Risk Assistant è un sistema di segnalazione. Non blocca i pagamenti né prende decisioni. Le segnala eventuali anomalie affinché possa effettuare una verifica mirata: la decisione relativa all’approvazione spetta sempre a Lei.

Requisiti

Il Fraud Risk Assistant fa parte del componente aggiuntivo Workflows Pro. Pertanto, è necessario:

• l’add-on Workflows Pro attivato. Può attivarlo direttamente nel Suo account cliente alla voce «Fatturazione», e
• il modulo Flusso di lavoro con almeno un flusso di approvazione configurato (vedere «Come si crea un processo di approvazione? »).

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Fase 1 Attivare Workflows Pro

1. Clicchi sul Suo profilo in alto a destra.
2. Selezioni “Contabilità” dal menu a tendina.
3. Nella pagina di fatturazione, scorra fino alla sezione Add-on: Workflows Pro.
4. Clicchi su «Attiva Workflows Pro».

D'ora in poi, il Fraud Risk Assistant verificherà automaticamente le Sue fatture in background. Non è necessario effettuare alcuna ulteriore configurazione.

Fase 2 Aprire la fattura nel flusso di lavoro

1. Clicchi su «Workflow» nel menu a sinistra e poi su «Approvazioni».
2. Verranno visualizzate tutte le fatture in attesa della Sua approvazione. Aprire una fattura.

Fase 3 Visualizzare la valutazione del rischio

In alto a destra, accanto alla fattura, è visibile l’area «Fraud Risk Assistant»:

• Un'icona a forma di cartello indica a colpo d'occhio se sono state rilevate anomalie.
• Sotto tale valore è riportata la valutazione del rischio espressa in percentuale. Maggiore è il valore, maggiore è il numero di indicazioni relative a un rischio individuate dal Fraud Risk Assistant.

A seconda del risultato, l’area si presenta come segue:

Fase 4 Verificare i dettagli

1. Sotto la valutazione del rischio, clicchi su «Mostra dettagli».
2. A destra si apre un elenco di tutte le anomalie, ciascuna corredata da una breve motivazione. Esempi:
   • L’IBAN proviene da un Paese diverso da quello del fornitore.
   • L’aliquota fiscale è obsoleta o non corrisponde al Paese.
   • Il codice postale non corrisponde alla località.
   • La fattura non è indirizzata alla Sua azienda né è stata emessa dalla Sua azienda.
   • La fattura contiene indicazioni quali «modello» o testi segnaposto.
3. Verifichi i punti indicati sulla fattura.
4. Chiuda la finestra dei dettagli cliccando sulla X in alto a destra.

Buono a sapersi: nella sezione dei dettagli in basso, può valutare se la segnalazione è stata utile utilizzando i pulsanti “pollice in su” o “pollice in giù”. Il Suo feedback ci aiuta a migliorare il sistema di riconoscimento. Se non desidera lasciare un commento, chiuda semplicemente la finestra di feedback.

Fase 5 Approvare o rifiutare la fattura

Se la fattura è corretta

1. Clicchi su «Approvare».
2. Se il Fraud Risk Assistant ha rilevato anomalie, GetMyInvoices chiede conferma: «Il nostro sistema ha individuato una possibile frode. Desidera comunque procedere?»
3. Ha tre possibilità a disposizione:
   • Visualizzare i dettagli: riesaminare le anomalie.
   • No: Annulla, la fattura non verrà approvata.
   • Sì: approvare comunque la fattura.
4. Prima di fare clic su «Sì», spunti la casella «Non mostrare più questo avviso per questo documento» se ha verificato la fattura ed è sicuro che sia corretta. In questo modo, l’avviso non comparirà più nelle successive fasi di approvazione di questa fattura, ad esempio non verrà visualizzato nuovamente quando la seconda persona procederà all’approvazione.

Se la fattura Le sembra sospetta: clicchi su «Rifiuta».

La valutazione del rischio e i relativi dettagli rimangono associati alla fattura. È possibile consultarli in qualsiasi momento, anche dopo l’approvazione. In questo modo, per i Suoi controlli interni o per un’eventuale verifica, disporrà di una documentazione tracciabile delle segnalazioni ricevute.