Revisar y aprobar facturas con el Fraud Risk Assistant

El Fraud Risk Assistant revisa sus facturas recibidas en busca de indicios que puedan apuntar a un fraude de facturación, por ejemplo una cuenta bancaria modificada, un proveedor desconocido o una factura enviada por duplicado. Los resultados los ve directamente en su flujo de aprobación, antes de aprobar una factura.

En este artículo le explicamos cómo activar el Fraud Risk Assistant y usarlo en el día a día. Para saber exactamente qué hace el Fraud Risk Assistant, consulte nuestra página de producto del Fraud Risk Assistant .

Importante: El Fraud Risk Assistant es un sistema de aviso. No bloquea pagos ni toma decisiones. Le muestra indicios para que usted pueda revisarlos de forma específica - la decisión de aprobar siempre es suya.

Requisito

El Fraud Risk Assistant forma parte del complemento Workflows Pro. Necesita:

• el complemento Workflows Pro activado. Puede activarlo directamente en su cuenta de cliente, en “Facturación”, y
• el módulo de flujo de trabajo con al menos un proceso de aprobación configurado (consulte ¿Cómo creo un proceso de aprobación? ).

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Paso 1 Activar Workflows Pro

1. Haga clic en su perfil, arriba a la derecha.
2. Seleccione “Facturación” en el menú desplegable.
3. En la página de facturación, baje hasta la sección Complemento: Workflows Pro.
4. Haga clic en Activar Workflows Pro.

A partir de ahora, el Fraud Risk Assistant revisa sus facturas automáticamente en segundo plano. No necesita configurar nada más.

Paso 2 Abrir una factura en el flujo de trabajo

1. En el menú de la izquierda, haga clic en Flujos de trabajo y luego en Aprobaciones.
2. Verá todas las facturas que esperan su aprobación. Abra una factura.

Paso 3 Consultar la valoración de riesgo

Arriba a la derecha, junto a la factura, verá el área Fraud Risk Assistant:

• Un icono de escudo muestra de un vistazo si se han encontrado indicios.
• Debajo aparece la valoración de riesgo en porcentaje. Cuanto más alto sea el valor, más indicios de riesgo ha encontrado el Fraud Risk Assistant.

Según el resultado, el área muestra uno de estos tres estados:

• Riesgo alto (escudo rojo con una X): Se han encontrado indicios claros. Revise los detalles sin falta antes de aprobar.
• En revisión (escudo amarillo con flechas): El análisis todavía se está ejecutando. El resultado aparecerá en breve.
• Riesgo bajo (escudo verde con un check): Apenas se han encontrado indicios. Use Ver detalles para comprobar igualmente qué se revisó.

Paso 4 Revisar los detalles

1. Debajo de la valoración de riesgo, haga clic en Ver detalles.
2. A la derecha se abre una lista con todos los indicios, cada uno con una breve explicación. Ejemplos:
   • El IBAN procede de un país distinto al del proveedor.
   • El tipo de IVA está desactualizado o no corresponde al país.
   • El código postal no corresponde a la localidad.
   • La factura no está dirigida a su empresa ni ha sido emitida por ella.
   • La factura contiene indicaciones como “muestra” o textos de marcador de posición.
3. Compruebe estos puntos en la factura.
4. Cierre los detalles con la X de arriba a la derecha.

Bueno saberlo: Abajo, en los detalles, puede valorar con pulgar arriba o pulgar abajo si el indicio le resultó útil. Sus comentarios nos ayudan a mejorar la detección. Si no desea dejar un comentario, simplemente cierre la ventana de comentarios.

Paso 5 Aprobar o rechazar la factura

Si la factura está correcta

1. Haga clic en Aprobar.
2. Si el Fraud Risk Assistant ha encontrado indicios, GetMyInvoices le preguntará de nuevo: “Nuestro sistema ha detectado un posible fraude. ¿Desea continuar de todos modos?”
3. Tiene tres opciones:
   • Ver detalles: Revisar los indicios de nuevo.
   • No: Cancelar; la factura no se aprueba.
   • Sí: Aprobar la factura de todos modos.
4. Antes de hacer clic en Sí, marque la casilla No avisar más para este documento si ya ha revisado la factura y está seguro. El aviso ya no volverá a aparecer en los siguientes pasos de aprobación de esta factura, por ejemplo no se repetirá para la segunda persona que la aprueba.

Si la factura le parece sospechosa: Haga clic en Rechazar.

La valoración de riesgo y los detalles quedan guardados en la factura. Puede volver a consultarlos en cualquier momento, incluso después de la aprobación. Así dispone de un registro trazable de los indicios encontrados, útil para su control interno o una auditoría.