Facturen controleren en goedkeuren met de Fraud Risk Assistant

De Fraud Risk Assistant controleert uw inkomende facturen op signalen die kunnen wijzen op factuurfraude - bijvoorbeeld een gewijzigd bankrekeningnummer, een onbekende leverancier of een factuur die twee keer is ingediend. U ziet de resultaten direct in uw goedkeuringsworkflow, voordat u een factuur goedkeurt.

In dit artikel leest u hoe u de Fraud Risk Assistant activeert en in de praktijk gebruikt. Wat de Fraud Risk Assistant precies doet, leest u op onze productpagina van de Fraud Risk Assistant .

Belangrijk: De Fraud Risk Assistant is een signaleringssysteem. Hij blokkeert geen betalingen en neemt geen beslissingen voor u. Hij toont u signalen zodat u gericht kunt controleren - de beslissing over de goedkeuring neemt u altijd zelf.

Vereiste

De Fraud Risk Assistant maakt deel uit van de addon Workflows Pro. U heeft dus nodig:

• de geactiveerde addon Workflows Pro. Deze activeert u direct in uw klantaccount onder “Facturatie”, en
• de workflowmodule met minstens één ingerichte goedkeuringsworkflow (zie Hoe maak ik een goedkeuringsproces? ).

---

Stap 1 Workflows Pro activeren

1. Klik rechtsboven op uw profiel.
2. Kies in de vervolgkeuzelijst “Facturatie”.
3. Scroll op de facturatiepagina naar het onderdeel Addon: Workflows Pro.
4. Klik op Workflows Pro activeren.

Vanaf nu controleert de Fraud Risk Assistant uw facturen automatisch op de achtergrond. U hoeft verder niets in te stellen.

Stap 2 Factuur openen in de workflow

1. Klik links in het menu op Workflows en vervolgens op Goedkeuringen.
2. U ziet alle facturen die op uw goedkeuring wachten. Open een factuur.

Stap 3 Risicobeoordeling bekijken

Rechtsboven naast de factuur ziet u het onderdeel Fraud Risk Assistant:

• Een schildicoon toont in één oogopslag of er signalen zijn gevonden.
• Daaronder staat de risicobeoordeling in procenten. Hoe hoger de waarde, hoe meer risicosignalen de Fraud Risk Assistant heeft gevonden.

Afhankelijk van het resultaat toont het onderdeel een van deze drie statussen:

• Hoog risico (rood schild met een X): Er zijn duidelijke signalen gevonden. Controleer de details zeker voordat u goedkeurt.
• Wordt gecontroleerd (geel schild met pijlen): De analyse loopt nog. Het resultaat verschijnt binnenkort.
• Laag risico (groen schild met een vinkje): Er zijn nauwelijks signalen gevonden. Gebruik Details tonen om toch te zien wat er is gecontroleerd.

Stap 4 Details controleren

1. Klik onder de risicobeoordeling op Details tonen.
2. Rechts opent een lijst met alle signalen, elk met een korte toelichting. Voorbeelden:
   • Het IBAN komt uit een ander land dan de leverancier.
   • Het btw-tarief is verouderd of past niet bij het land.
   • De postcode past niet bij de plaats.
   • De factuur is niet aan uw bedrijf geadresseerd en ook niet door uw bedrijf opgesteld.
   • De factuur bevat aanduidingen zoals “voorbeeld” of plaatshoudertekst.
3. Controleer deze punten op de factuur.
4. Sluit de details met de X rechtsboven.

Goed om te weten: Onderaan de details kunt u met duim omhoog of duim omlaag aangeven of het signaal nuttig was. Uw feedback helpt ons de detectie te verbeteren. Wilt u geen opmerking achterlaten, sluit dan gewoon het feedbackvenster.

Stap 5 Factuur goedkeuren of afwijzen

Als de factuur in orde is

1. Klik op Goedkeuren.
2. Heeft de Fraud Risk Assistant signalen gevonden, dan vraagt GetMyInvoices nogmaals: “Ons systeem heeft mogelijke fraude gedetecteerd. Wilt u toch doorgaan?”
3. U heeft hier drie mogelijkheden:
   • Details tonen: De signalen nog eens bekijken.
   • Nee: Annuleren, de factuur wordt niet goedgekeurd.
   • Ja: De factuur toch goedkeuren.
4. Vink vóór u op Ja klikt, Niet meer waarschuwen voor dit document aan als u de factuur heeft gecontroleerd en zeker bent. De waarschuwing verschijnt dan ook niet meer bij de volgende goedkeuringsstappen van deze factuur - bijvoorbeeld niet nog eens bij de tweede persoon die goedkeurt.

Lijkt de factuur u verdacht? Klik dan op Afwijzen.

De risicobeoordeling en de details blijven bij de factuur bewaard. U kunt ze altijd weer opvragen - ook na goedkeuring. Zo heeft u voor uw interne controle of een audit een navolgbare vastlegging van de gevonden signalen.