Así es como GetMyInvoices le ayuda a cumplir con la obligación de facturación electrónica

A partir del 1 de enero de 2025, en Alemania ha entrado en vigor la obligación de facturación electrónica. Dos formatos fundamentales para la factura electrónica son la XRechnung y la ZUGFeRD. A continuación te explicamos cómo GetMyInvoices puede recibirlas y procesarlas por ti, qué significan estos formatos y cuáles son sus diferencias.

¿Cómo se pueden importar y procesar las facturas electrónicas en GetMyInvoices ?

Con GetMyInvoices, cumplirás con la obligación de recibir facturas electrónicas. Para ello, nuestra solución basada en la nube incluye, entre otras, las siguientes funciones:

• Descarga desde portales:

GetMyInvoices recoge automáticamente las facturas de más de 10 000 proveedores de portales en línea. Para ello, los usuarios vinculan nuestra solución a los portales correspondientes e introducen sus datos de acceso una sola vez. A continuación, los documentos, junto con su historial, se recuperan de las plataformas y se suben al archivo central de documentos de GetMyInvoices. Además, nuestra solución verifica periódicamente si hay nuevas facturas disponibles para descargar. Además, nuestro sistema detecta cuándo se emiten las facturas de forma periódica y ajusta el calendario en consecuencia.

• Importación desde el correo electrónico:

GetMyInvoices localiza automáticamente las facturas en los buzones de correo electrónico y las sube directamente al archivo digital de documentos. Para ello, los usuarios solo tienen que vincular sus buzones de correo electrónico a nuestra solución, lo cual se realiza en pocos pasos. A través de IMAP, pueden elegir entre distintos proveedores de correo electrónico. GetMyInvoices registra, para cada factura importada, todos los detalles relevantes del correo electrónico original, de modo que los usuarios cumplan con los requisitos fiscales.

• Exportación a la contabilidad y/o reenvío al asesor fiscal:

Con la recopilación y la comprobación de todas las facturas recibidas, ya se ha completado gran parte de la contabilidad preparatoria. Ahora se trata de contabilizar los documentos, ya sea a cargo del propio personal o del asesor fiscal. Afortunadamente, tanto en las facturas XRechnung como en las ZUGFeRD, los datos relevantes ya están incluidos en formato XML y GetMyInvoices los transfiere al sistema de contabilidad utilizado o al asesor fiscal. Para ello, nuestro sistema dispone de interfaces con prácticamente todos los programas de contabilidad o soluciones para asesores fiscales, como DATEV Unternehmen online , ADDISON OneClick o Stotax Select .

• Archivar facturas de forma segura y conforme a la legislación:

GetMyInvoices cumple todos los requisitos legales para el archivo de facturas electrónicas, de modo que estas se conservan de forma segura y aptas para auditorías.

Perfiles compatibles con GetMyInvoices:

GetMyInvoices es compatible con todos los perfiles habituales de facturas electrónicas conforme a las normas vigentes. Esto incluye:

• EN16931 Minimum
• EN16931 Basic
• EN16931 Basic WL
• EN16931 Comfort
• EN16931 Extended
• EN16931 XRechnung 1.x
• EN16931 XRechnung 2.x
• EN16931 XRechnung 3.x

En resumen: gracias a esta amplia compatibilidad, GetMyInvoices garantiza el cumplimiento de los requisitos más importantes en materia de facturación electrónica. De este modo, estará perfectamente preparado para la obligatoriedad de la factura electrónica. No solo le ayudamos a cumplir con la normativa legal, sino que, al mismo tiempo, optimizamos sus procesos contables mediante la automatización y la mejora de la eficiencia.

¿Qué es una XRechnung?

La XRechnung es un formato de datos estructurado desarrollado específicamente para el intercambio electrónico de facturas. Se basa en el estándar XML. Este formato cumple con la norma europea EN 16931, que establece los requisitos técnicos para las facturas electrónicas.

• Formato XML estructurado: Es un formato legible únicamente por máquinas, optimizado específicamente para el procesamiento automatizado.
• Conformidad con los requisitos legales: La XRechnung cumple con las disposiciones legales de la Directiva de la UE 2014/55/UE, así como con el artículo 14 de la Ley alemana del Impuesto sobre el Valor Añadido (UStG).
• Obligatorio en el sector público: Este formato es obligatorio para las facturas dirigidas a entidades públicas (por ejemplo, ayuntamientos, ministerios).
• Sin representación visual: La XRechnung está pensada exclusivamente para el intercambio electrónico de datos y no es apta para su visualización manual.

¿Qué es una factura ZUGFeRD?

ZUGFeRD (Guía central de usuario del Foro de Facturación Electrónica de Alemania) es un formato de factura híbrido que combina datos XML legibles por máquina con un documento PDF legible. Este formato resulta especialmente adecuado para su uso entre empresas (B2B) y ofrece una gran facilidad de uso.

• **Formato híbrido: **Contiene tanto datos XML para el procesamiento automatizado como un documento PDF que puede consultarse manualmente.
• **Posibilidades de uso flexibles: **Adecuado para el intercambio con administraciones públicas (B2G) y entre empresas (B2B).
• Fácil de usar: Los destinatarios que no dispongan de software específico pueden abrir y leer el documento en formato PDF.
• Diferentes perfiles: Existen distintas variantes (por ejemplo, Basic, Comfort, Extended) que pueden utilizarse en función de las necesidades.

Diferencias entre XRechnung y ZUGFeRD

La XRechnung es un formato XML exclusivamente legible por máquina, optimizado específicamente para el procesamiento automatizado. Se utiliza con frecuencia para el intercambio con organismos públicos, ya que está estrictamente estandarizada y no es apta para su visualización manual. Sin un software específico, una XRechnung no puede visualizarse.

Por el contrario, la factura ZUGFeRD es un formato híbrido que contiene tanto datos XML legibles por máquina como un documento PDF legible. Este formato es más flexible y resulta adecuado para su uso en el ámbito B2B. Permite una fácil comprobación manual mediante una versión en PDF y puede adaptarse a diferentes requisitos mediante distintos perfiles (por ejemplo, Basic, Comfort, Extended).

Mientras que la XRechnung tiene como objetivo la máxima automatización y estandarización, ZUGFeRD ofrece mayor facilidad de uso y flexibilidad gracias a la combinación de XML y PDF.

¿Tiene alguna pregunta sobre la factura electrónica? En este artículo respondemos a las preguntas más frecuentes y ofrecemos información útil sobre la factura electrónica .