Deutsch
English
Français
Español
Italiano
Vanaf 1 januari 2025 treedt in Duitsland de verplichting tot elektronische facturering in werking. Twee belangrijke formaten voor e-facturen zijn de XRechnung en de ZUGFeRD-factuur. Hier leggen we uit hoe GetMyInvoices deze voor u kan ontvangen en verwerken, wat deze formaten inhouden en waarin ze van elkaar verschillen.
**Hoe kunnen e-facturen worden geïmporteerd en verwerkt in GetMyInvoices
?**
Met GetMyInvoices voldoet u aan de ontvangstverplichting voor e-facturen. Hiervoor biedt onze cloudgebaseerde oplossing onder andere de volgende functies:
- Downloaden van portalen:
GetMyInvoices haalt leveranciersfacturen automatisch op uit meer dan 10.000 online portalen. Hiervoor koppelen gebruikers onze oplossing aan de betreffende portalen en voeren ze eenmalig hun inloggegevens in. Vervolgens worden de documenten, inclusief hun geschiedenis, van de platforms opgehaald en geüpload naar het centrale documentenarchief van GetMyInvoices. Bovendien controleert onze oplossing regelmatig of er nieuwe facturen klaarstaan om te worden gedownload. Bovendien herkent ons systeem wanneer facturen periodiek binnenkomen en past de timing hierop aan.
- Importeren vanuit e-mails:
GetMyInvoices vindt automatisch facturen in e-mailboxen en uploadt deze direct naar het digitale documentenarchief. Gebruikers hoeven hiervoor alleen maar hun e-mailaccounts aan onze oplossing te koppelen, wat in een paar stappen is geregeld. Via IMAP kunnen ze kiezen uit verschillende e-mailproviders. GetMyInvoices registreert voor elke geïmporteerde factuur alle relevante details van de oorspronkelijke e-mail, zodat gebruikers aan de fiscale vereisten voldoen.
- Export naar de boekhouding en/of doorgsturen naar de belastingadviseur:
Met het verzamelen en controleren van alle inkomende facturen is een groot deel van de voorbereidende boekhouding al gedaan. Nu gaat het erom de documenten te boeken - hetzij door de eigen medewerkers, hetzij door de belastingadviseur. Gelukkig zijn zowel in de XRechnung- als in de ZUGFeRD-facturen de daarvoor relevante gegevens al in XML-formaat opgenomen, die GetMyInvoices ofwel naar het gebruikte boekhoudsysteem ofwel naar de belastingadviseur doorstuurt. Hiervoor beschikt ons systeem over koppelingen met vrijwel alle boekhoudsoftwareproducten of oplossingen voor belastingadviseurs, zoals DATEV Unternehmen online , ADDISON OneClick of Stotax Select .
- Facturen veilig en conform de wet archiveren:
GetMyInvoices voldoet aan alle wettelijke vereisten voor het archiveren van e-facturen, zodat deze veilig en controleerbaar worden bewaard.
**Ondersteunde profielen bij GetMyInvoices
:**
GetMyInvoices ondersteunt alle gangbare profielen voor e-facturen volgens de huidige standaarden. Dit omvat:
- EN16931 Minimum
- EN16931 Basic
- EN16931 Basic WL
- EN16931 Comfort
- EN16931 Extended
- EN16931 XRechnung 1.x
- EN16931 XRechnung 2.x
- EN16931 XRechnung 3.x
Kortom: met deze uitgebreide ondersteuning garandeert GetMyInvoices de compatibiliteit met de belangrijkste vereisten voor elektronische facturen. Zo bent u optimaal voorbereid op de verplichte elektronische facturering. Wij helpen u niet alleen bij het naleven van de wettelijke voorschriften, maar optimaliseren tegelijkertijd uw boekhoudprocessen door middel van automatisering en efficiëntieverbeteringen.
Wat is een XRechnung?
De XRechnung is een gestructureerd gegevensformaat dat speciaal is ontwikkeld voor de elektronische uitwisseling van facturen. Het is gebaseerd op de XML-standaard. Dit formaat voldoet aan de Europese norm EN 16931, die de technische vereisten voor elektronische facturen definieert.
- Gestructureerd XML-formaat: Het betreft een volledig machinaal leesbaar formaat dat speciaal is geoptimaliseerd voor geautomatiseerde verwerking.
- Conformiteit met wettelijke vereisten: De XRechnung voldoet aan de wettelijke voorschriften van de EU-richtlijn 2014/55/EU en aan § 14 UStG in Duitsland.
- Verplicht in de publieke sector: Voor facturen aan openbare opdrachtgevers (bijv. gemeentebesturen, ministeries) is dit formaat verplicht.
- Geen visuele weergave: De XRechnung is uitsluitend bedoeld voor elektronische gegevensuitwisseling en niet geschikt voor handmatige weergave.
Wat is een ZUGFeRD-factuur?
ZUGFeRD (Zentrale gebruikershandleiding van het Forum voor elektronische facturering in Duitsland) is een hybride factuurformaat dat machinaal leesbare XML-gegevens combineert met een leesbaar PDF-document. Dit formaat is bijzonder geschikt voor gebruik tussen bedrijven (B2B) en biedt een hoge gebruiksvriendelijkheid.
- Hybride formaat: Bevat zowel XML-gegevens voor geautomatiseerde verwerking als een PDF-document dat handmatig kan worden bekeken.
- Flexibele toepassingsmogelijkheden: Geschikt voor uitwisseling met overheidsinstanties (B2G) en tussen bedrijven (B2B).
- Gebruiksvriendelijk: Ontvangers zonder speciale software kunnen het PDF-document eenvoudig openen en lezen.
- Verschillende profielen: Er zijn verschillende varianten (bijv. Basic, Comfort, Extended) die afhankelijk van de vereisten kunnen worden ingezet.
Verschillen tussen XRechnung en ZUGFeRD
De XRechnung is een puur machinaal leesbaar XML-formaat dat speciaal is geoptimaliseerd voor geautomatiseerde verwerking. Het wordt vaak gebruikt voor de uitwisseling met overheidsinstanties, omdat het strikt gestandaardiseerd is en niet geschikt is voor handmatige weergave. Zonder speciale software kan een XRechnung niet visueel worden weergegeven.
Daarentegen is de ZUGFeRD-factuur een hybride formaat dat zowel machinaal leesbare XML-gegevens als een leesbaar PDF-document bevat. Dit formaat is flexibeler en geschikt voor gebruik in de B2B-sector. Het maakt een eenvoudige handmatige controle via het PDF-gedeelte mogelijk en kan via verschillende profielen (bijv. Basic, Comfort, Extended) aan verschillende eisen worden aangepast.
Terwijl de XRechnung gericht is op maximale automatisering en standaardisatie, biedt ZUGFeRD door de combinatie van XML en PDF meer gebruiksvriendelijkheid en flexibiliteit.
Heeft u nog vragen over de e-factuur? In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen en geven we nuttige antwoorden over de e-factuur .