So unterstützt Sie GetMyInvoices bei der E-Rechnungspflicht

Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht. Die beiden zentralen Formate sind die XRechnung und die ZUGFeRD-Rechnung. Dieser Artikel erklärt, wie GetMyInvoices beide empfängt und verarbeitet, was die Formate ausmacht und worin sie sich unterscheiden.

Wie GetMyInvoices E-Rechnungen importiert und verarbeitet

Mit GetMyInvoices erfüllen Sie die Empfangspflicht für E-Rechnungen. Dafür sorgen vier Funktionen.

Download aus Portalen

GetMyInvoices holt Lieferantenrechnungen automatisch aus mehr als 10.000 Online-Portalen ab. Sie verknüpfen die Portale einmalig und hinterlegen Ihre Zugangsdaten. Danach werden die Dokumente samt Historie abgerufen und ins zentrale Belegarchiv geladen.

GetMyInvoices prüft außerdem regelmäßig, ob neue Rechnungen bereitstehen, und erkennt, wann Rechnungen turnusmäßig vorliegen. Das Timing des Abrufs passt sich entsprechend an.

Import aus E-Mails

GetMyInvoices findet Rechnungen in Ihren E-Mail-Postfächern und lädt sie direkt ins digitale Belegarchiv. Sie verknüpfen dafür nur Ihre Postfächer, über IMAP stehen verschiedene E-Mail-Provider zur Auswahl.

Zu jeder importierten Rechnung protokolliert GetMyInvoices die relevanten Details der ursprünglichen E-Mail. So erfüllen Sie die steuerrechtlichen Anforderungen.

Export in die Buchhaltung oder an den Steuerberater

Sind alle Eingangsrechnungen gesammelt und geprüft, ist ein Großteil der vorbereitenden Buchhaltung erledigt. Für das Buchen sind die relevanten Daten sowohl in der XRechnung als auch in der ZUGFeRD-Rechnung bereits im XML-Format enthalten.

GetMyInvoices überträgt diese Daten in Ihr Buchhaltungssystem oder an Ihren Steuerberater. Dafür gibt es Schnittstellen zu nahezu allen Buchhaltungs- und Steuerberaterlösungen, darunter DATEV Unternehmen online , ADDISON OneClick und Stotax Select .

Revisionssichere Archivierung

GetMyInvoices erfüllt die gesetzlichen Anforderungen an die Archivierung von E-Rechnungen und bewahrt sie revisionssicher auf.

Unterstützte Profile

GetMyInvoices unterstützt alle gängigen Profile für E-Rechnungen gemäß den aktuellen Standards:

• EN16931 Minimum
• EN16931 Basic
• EN16931 Basic WL
• EN16931 Comfort
• EN16931 Extended
• EN16931 XRechnung 1.x
• EN16931 XRechnung 2.x
• EN16931 XRechnung 3.x

Was ist eine XRechnung?

Die XRechnung ist ein strukturiertes Datenformat für den elektronischen Rechnungsaustausch. Sie basiert auf dem XML-Standard und erfüllt die europäische Norm EN 16931.

• Strukturiertes XML-Format: rein maschinenlesbar und auf automatisierte Verarbeitung ausgelegt.
• Gesetzeskonform: erfüllt die EU-Richtlinie 2014/55/EU und § 14 UStG.
• Pflicht im öffentlichen Bereich: für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber wie Stadtverwaltungen oder Ministerien verpflichtend.
• Keine visuelle Darstellung: für die manuelle Betrachtung nicht geeignet.

Was ist eine ZUGFeRD-Rechnung?

ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Es ist ein hybrides Format, das maschinenlesbare XML-Daten mit einem lesbaren PDF-Dokument kombiniert.

• Hybrides Format: enthält XML-Daten für die automatisierte Verarbeitung und ein PDF zum Ansehen.
• Flexibel einsetzbar: geeignet für den Austausch mit öffentlichen Auftraggebern (B2G) und zwischen Unternehmen (B2B).
• Benutzerfreundlich: Empfänger ohne spezielle Software öffnen einfach das PDF.
• Verschiedene Profile: Varianten wie Basic, Comfort oder Extended decken unterschiedliche Anforderungen ab.

Die Unterschiede auf einen Blick

Die XRechnung ist ein rein maschinenlesbares XML-Format, streng standardisiert und auf maximale Automatisierung ausgelegt. Sie wird häufig für den Austausch mit öffentlichen Auftraggebern genutzt. Ohne spezielle Software lässt sie sich nicht darstellen.

Die ZUGFeRD-Rechnung kombiniert XML-Daten mit einem lesbaren PDF. Dadurch ist eine manuelle Prüfung ohne Zusatzsoftware möglich, und über die verschiedenen Profile passt sich das Format unterschiedlichen Anforderungen an.

Kurz gesagt: XRechnung zielt auf Automatisierung und Standardisierung, ZUGFeRD auf Flexibilität und einfache Handhabung.

Weitere Fragen beantworten wir in den häufigen Fragen zur E-Rechnung .