Häufige Fragen und Antworten zur E-Rechnung

Hier finden Sie Antworten auf die häufigsten Fragen zur E-Rechnung, die seit dem 1. Januar 2025 gilt.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist mehr als eine digital versendete Rechnung. Sie muss in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format ausgestellt sein, das den europäischen Normen entspricht. Eine einfache PDF-Datei genügt nicht. Zulässig sind Formate wie XRechnung (XML-basiert) oder ZUGFeRD (hybrid aus PDF/A-3 und XML).

Was ist eine ZUGFeRD-Rechnung, was eine XRechnung?

Eine ZUGFeRD-Rechnung enthält beides: die visuelle Darstellung für den Menschen als PDF/A-3 und die maschinenlesbaren, strukturierten Daten im XML-Format, das dem PDF als Anhang beiliegt.

Eine XRechnung ist ein reiner XML-Datensatz. Für das menschliche Auge ist sie schwer zu erfassen und muss vom Empfänger zur Freigabe erst visualisiert werden.

Die Unterschiede erklären wir ausführlich im Artikel So unterstützt Sie GetMyInvoices bei der E-Rechnungspflicht .

Bin ich mit GetMyInvoices e-rechnungsfähig?

Ja, in allen Paketen und ohne zusätzliche Anpassungen. ZUGFeRD-Rechnungen und XRechnungen werden unterstützt.

Kann ich mit GetMyInvoices E-Rechnungen erstellen?

Nein. GetMyInvoices ist ein Werkzeug zum Sammeln, Archivieren, Verarbeiten und Exportieren von Rechnungen.

Stimmt der strukturierte Datensatz immer mit dem beigefügten Sichtbild überein?

Die strukturierten und die visuellen Daten werden immer abgeglichen. Treten Abweichungen auf, sind im Zweifel die strukturierten Daten maßgeblich.

Müssen auch Rechnungen an Privatpersonen E-Rechnungen sein?

Nein. Die E-Rechnungspflicht gilt nur für B2B-Geschäfte. An Privatkunden können Sie weiterhin PDF-Rechnungen versenden.

Müssen umsatzsteuerpflichtige Kleinunternehmen E-Rechnungen versenden?

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Das Versenden von E-Rechnungen im B2B-Bereich wird erst in den Folgejahren schrittweise verpflichtend.

Gelten die Regelungen auch für Gutschriften?

Ja, hier gelten dieselben Regelungen.

Welche Angaben sind auf einer E-Rechnung zwingend?

Nach der E-Rechnungsverordnung des Bundes muss eine E-Rechnung mindestens enthalten:

• Leitweg-ID
• Bankverbindung des Rechnungsstellers
• Zahlungsbedingungen
• E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers
• Lieferantennummer*
• Bestellnummer*

*Sofern diese dem Rechnungssteller bereits bei der Beauftragung übermittelt wurde.

Woher bekomme ich die Leitweg-ID?

Die Leitweg-ID kann nur von Behörden beantragt werden und kennzeichnet den Empfänger, nicht den Versender. Sie ist für die elektronische Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber in Deutschland verpflichtend, für B2B-Rechnungen aber nicht erforderlich.

Kann ich Quittungsbelege bis 250 Euro ohne E-Rechnung steuerlich geltend machen?

Für eine Übergangszeit ist der Empfang von Papierbelegen und Papierrechnungen weiterhin zulässig. Die Ausgaben können Sie in dieser Zeit steuerlich geltend machen.

Welche Profile unterstützt GetMyInvoices?

GetMyInvoices unterstützt alle gängigen Profile für E-Rechnungen gemäß den aktuellen Standards:

• EN16931 Minimum
• EN16931 Basic
• EN16931 Basic WL
• EN16931 Comfort
• EN16931 Extended
• EN16931 XRechnung 1.x
• EN16931 XRechnung 2.x
• EN16931 XRechnung 3.x