Veelgestelde vragen en antwoorden over de e-factuur

Hier vindt u antwoorden op de meest gestelde vragen over de e-factuur, die vanaf 1 januari 2025 van kracht wordt.

Wat is een e-factuur?

Een e-factuur is meer dan alleen een digitaal verzonden factuur. Deze moet worden opgesteld in een gestructureerd, machinaal leesbaar formaat dat voldoet aan de Europese normen. Vanaf 1 januari 2025 zijn gewone PDF-bestanden geen geldige elektronische facturen meer. In plaats daarvan moeten formaten zoals de XRechnung (op XML gebaseerd) of ZUGFeRD (hybride met PDF/A-3 en XML) worden gebruikt.

Wat is een ZUGFeRD-factuur en een XRechnung?

Een ZUGFeRD-factuur omvat zowel de visuele weergave van de factuur voor mensen als machinaal leesbare, gestructureerde gegevens. De visuele weergave vindt plaats in de vorm van PDF/A-3, terwijl de machinaal leesbare gegevens in XML-formaat als bijlage bij de PDF/A-3 worden gevoegd. Dit maakt ZUGFeRD tot een e-factuurformaat.

Een XRechnung is een XML-gegevensset die de factuurgegevens bevat en voor het menselijk oog moeilijk te begrijpen is. Deze moet daarom door de ontvanger van de factuur worden gevisualiseerd om te kunnen worden goedgekeurd.

In dit artikel leggen we uit wat deze twee formaten inhouden en waar de verschillen liggen.

Ben ik met GetMyInvoices klaar voor e-facturering?

Ja, met GetMyInvoices bent u in alle pakketten klaar voor e-facturering, zonder dat u extra aanpassingen hoeft te doen. ZUGFeRD-facturen zijn al beschikbaar; XRechnungen zijn vanaf 1 januari 2025 beschikbaar. Daarmee is GetMyInvoices vanaf die datum volledig klaar voor e-facturering.

Kan ik met GetMyInvoices e-facturen aanmaken?

Nee, GetMyInvoices blijft een tool voor het verzamelen, archiveren, verwerken en exporteren van facturen.

Kan ik er bij ontvangst van een e-factuur op vertrouwen dat de gestructureerde gegevensset altijd overeenkomt met de bijgevoegde afbeelding?

De gestructureerde gegevens en de visuele gegevens worden altijd met elkaar vergeleken. Mocht er een afwijking optreden, dan zijn in geval van twijfel de gestructureerde gegevens doorslaggevend.

Moeten e-facturen aan particulieren ook als e-factuur worden verzonden?

De verplichting tot het versturen van e-facturen geldt alleen voor B2B-transacties. Aan particuliere klanten mogen nog steeds PDF-facturen worden verzonden.

Ben je als btw-plichtige kleine onderneming ook verplicht om e-facturen te versturen?

Vanaf 1 januari 2025 wordt voor alle bedrijven de verplichting ingevoerd om e-facturen te kunnen ontvangen. Het versturen van e-facturen in de B2B-sector wordt pas in de daaropvolgende jaren stapsgewijs verplicht.

Gelden de regels voor e-facturen ook voor creditnota’s die je als bedrijf uitgeeft?

Ja, hier gelden dezelfde regels.

Welke gegevens moeten verplicht op een e-factuur worden vermeld?

Een e-factuur moet volgens de e-factuurverordening van de federale overheid ten minste de volgende informatie bevatten:

Route-ID
Bankgegevens van de factuuruitgever
Betalingsvoorwaarden
E-mailadres van de factuuruitgever
Leveranciersnummer*
Bestelnummer*

*Voor zover deze bij de opdracht al aan de factuuruitgever zijn doorgegeven.

Waar kan ik de route-ID verkrijgen?

De Leitweg-ID kan alleen door overheidsinstanties worden aangevraagd en dient als identificatiecode voor de ontvanger, niet voor de verzender. Het is een verplichte identificatiecode voor elektronische facturering aan openbare opdrachtgevers in Duitsland, maar is niet vereist voor B2B-facturen.

Kunnen ontvangstbewijzen tot 250 EURO, die geen e-factuur zijn, fiscaal worden afgetrokken?

De komende twee jaar is het ontvangen van papieren bewijsstukken en papieren facturen nog toegestaan. De uitgaven kunnen nog steeds fiscaal worden afgetrokken.

Welke profielen worden door GetMyInvoices ondersteund voor e-facturen?

GetMyInvoices ondersteunt alle gangbare profielen voor e-facturen volgens de huidige standaarden:

EN16931 Minimum
EN16931 Basic
EN16931 Basic WL
EN16931 Comfort
EN16931 Extended
EN16931 XRechnung 1.x
EN16931 XRechnung 2.x
EN16931 XRechnung 3.x