Geavanceerde instellingen voor exportinterfaces

Exportinterfaces in GetMyInvoices bieden geavanceerde instellingen om de overdracht van documenten individueel te regelen. Met deze instellingen kunt u het exportproces optimaal aanpassen aan uw eigen behoeften.

Geavanceerde instellingen en het gebruik ervan

• Documenttypes:
  De export kan worden beperkt tot een bepaald documenttype. Zo kunnen bijvoorbeeld alleen documenten van het type „Inkomende facturen“ worden geëxporteerd. Deze instellingen worden rechtstreeks bij de betreffende bedrijven en portalen of direct bij het document opgeslagen.
• Betalingsstatus:
  De export kan zo worden geconfigureerd dat alleen documenten met een bepaalde betalingsstatus worden meegenomen, bijvoorbeeld alleen „betaalde“ facturen. Ook deze informatie wordt rechtstreeks bij de bedrijven en portalen of bij het document zelf bijgehouden.
• Facturen met tags:
  Tags kunnen worden gebruikt om documenten gericht te markeren. Hierdoor is het mogelijk om documenten met bepaalde tags uit te sluiten van de export of juist specifiek mee te nemen. Tags werken als stickers die het categoriseren en filteren vergemakkelijken.
• Workflow-goedkeuring vereist:
  Documenten kunnen pas worden geëxporteerd nadat de workflow-goedkeuring is voltooid. Goedkeuringsprocessen in GetMyInvoices kunnen zo worden ingesteld dat ze voorafgaan aan de export. Als er geen workflows worden gebruikt, is het mogelijk om de documenten handmatig door te geven.
• Patroon voor hernoemen:
  Met deze functie kunt u geëxporteerde documenten volgens een gedefinieerd patroon hernoemen. Zo krijgen alle documenten een uniforme naam in het doelsysteem. De beschikbare variabelen voor het hernoemen zijn te bekijken via de „Plus“-knop.
• Archiveren na overdracht:
  Na een succesvolle export kunnen documenten automatisch in GetMyInvoices worden gearchiveerd. Dit zorgt voor een betere organisatie en traceerbaarheid.

Voorbeeld: individuele configuratie van de geavanceerde instellingen

In het volgende voorbeeld zijn de instellingen als volgt gedefinieerd:

• Er worden alleen documenten geëxporteerd die zijn geclassificeerd als inkomende facturen.
• Er worden uitsluitend documenten met de betalingsstatus betaald geëxporteerd.
• Daarnaast wordt een specifieke tag als filter gebruikt.
• Alle documenten worden hernoemd volgens een vast hernoemingsschema.
• Na de export worden de documenten automatisch gearchiveerd in GetMyInvoices.

** **

Belangrijke opmerking: Als de geavanceerde instellingen zijn opgeslagen in een synchronisatieaccount, worden uitsluitend de documenten geëxporteerd die aan de gedefinieerde criteria voldoen. Documenten die niet aan alle vereisten voldoen, worden niet geëxporteerd.