Documenten worden niet geëxporteerd - mogelijke oorzaken en oplossingen

Als documenten niet zoals verwacht naar een exportbestemming of interface worden doorgestuurd, kan dit verschillende oorzaken hebben. In dit artikel leest u hoe u de relevante instellingen kunt controleren en waar u op moet letten om de export soepel te laten verlopen.

Veelvoorkomende foutbron: geavanceerde instellingen

Een van de meest voorkomende oorzaken van mislukte exporten zijn foutieve of te strakke filters in de geavanceerde instellingen van het gekoppelde exportaccount. Daar kunt u instellen welke documenten moeten worden geëxporteerd - bijvoorbeeld op basis van de betalingsstatus, het documenttype of een bepaalde factuurdatum. Als een document niet aan alle opgegeven criteria voldoet, wordt het uitgesloten van de export.

Voorbeeld: filters verhinderen de export

Een exportaccount is zo geconfigureerd dat alleen inkomende facturen met een factuurdatum vanaf 01-01-2023 en de betalingsstatus „betaald“ moeten worden geëxporteerd. Een document wordt niet geëxporteerd. Ter controle wordt de volgende procedure aanbevolen:

1. Zoek het document in het gedeelte „Documenten“ - bijv. op factuurdatum of documentnaam.
2. Controleer de basisgegevens - kloppen het documenttype en de datum?
3. Ga naar het tabblad „Betaling“ - is de vereiste betalingsstatus correct vastgelegd?

Als bijvoorbeeld blijkt dat de betalingsstatus niet overeenkomt met de exportvoorwaarden, wordt het document niet overgedragen.

Oplossingsmogelijkheden bij afwijkingen

• Exportaccount bewerken
  Pas de filtervoorwaarden in het synchronisatieaccount aan, bijvoorbeeld door meer betalingsstatussen toe te staan.
• Document aanpassen
  Wijzig de betalingsstatus rechtstreeks in het document, zodat deze voldoet aan de exportvoorwaarden.

Om ervoor te zorgen dat documenten correct worden geëxporteerd, moeten de instellingen in de exportrekening overeenkomen met de gegevens in het betreffende document. Als de export mislukt, is het raadzaam beide kanten te controleren:

• Kloppen alle parameters in het synchronisatieaccount?
• Komt de opgeslagen informatie in het document hiermee overeen?

Na aanpassing van de filters of documentgegevens zou de export naar behoren moeten werken.